Administratie
Masterdata, orders, documenten, contractregistratie en periodieke controles als beheerd proces. Automatisering doet de regelmaat; mensen behandelen uitzonderingen.
Managed BackofficeProfessionele bedrijfsfuncties als beheerde dienst
De operatie van een groter bedrijf, zonder iedere afdeling zelf op te bouwen
Digikwal richt processen en systemen in en beheert daarna de terugkerende uitvoering. Je organisatie houdt de inhoudelijke beslissingen; wij zorgen dat het werk eromheen betrouwbaar gebeurt.
- Standaardiseren
- Systemen inrichten
- Automatiseren
- Uitvoeren
- Controle
- Verbeteren
Managed Operations
Kies de functies die je organisatie nodig heeft
Iedere functie heeft een duidelijke scope, vaste werkafspraken en een grens tussen operationele uitvoering en ondernemersbeslissingen.
Managed Operations
Financiële functie
Een ingerichte financiële operatie met terugkerende verwerking, controles en managementinformatie, met gekwalificeerde menselijke controle waar financiële verantwoordelijkheid dat vraagt.
Managed FinanceMarketingfunctie
Website, CRM, mailing, social, analytics en contentpublicatie in één beheerd ritme. Je inhoudelijke input wordt efficiënt over meerdere kanalen benut.
Managed MarketingVerkoopomgeving
Geen operationele functie die wij overnemen, maar een beheerde verkoopomgeving: webshop, kassa, productdata, voorraadprocessen en koppelingen. Je verkoopt zelf; wij houden de omgeving werkend.
Managed CommerceJe kiest per functie. Elke functie heeft een eigen scope, een eigen eenmalige Implementation en een eigen doorlopende dienstverlening. Dit is dus geen onbeperkt totaalpakket, en functies nemen elkaars werk niet over.
Het model
Van los terugkerend werk naar een beheerde functie
Wij verkopen geen extra paar handen. We maken van terugkerend werk een proces dat beschreven, ingericht, geautomatiseerd en daarna structureel uitgevoerd wordt.
-
Los terugkerend werk
Werk dat blijft liggen, aan één persoon hangt of elke maand opnieuw handmatig gebeurt.
-
Proces vastleggen
Trigger, input, output, frequentie, volume, beslisregels, uitzonderingen en scopegrens komen in het procesregister.
-
Systemen inrichten
De systemen, rollen, autorisaties en integraties die het proces nodig heeft.
-
Automatiseren
De regelmaat wordt geautomatiseerd, met notificaties en controlemomenten waar dat nodig is.
-
Controle en uitzonderingen
Mensen kijken naar wat afwijkt, volgen ontbrekende informatie op en signaleren.
-
Structurele uitvoering
Digikwal voert uit, bewaakt en rapporteert binnen de afgesproken scope.
De eerste stappen zijn eenmalig werk: dat is Implementation. De laatste twee stappen zijn de doorlopende Managed dienstverlening.
Eerst beheersbaar, dan beheerd
Inrichten, standaardiseren en automatiseren is Implementation. Structureel uitvoeren en bewaken is Managed. Een bestaande inrichting nemen we alleen zonder volledige implementatie over wanneer we hebben vastgesteld dat de processen voldoende gestandaardiseerd, reproduceerbaar en overdraagbaar zijn. De Implementation offreren we na intake en inventarisatie.
Het procesregister is de scope
Per proces leggen we trigger, input, output, frequentie, verwacht volume, geautomatiseerde en menselijke stappen, beslisregels, uitzonderingen, betrokken systemen, eigenaar en scopegrens vast. Werk buiten het procesregister valt niet automatisch binnen het abonnement.
Het principe
Automatiseer de regelmaat. Gebruik mensen voor controle en uitzonderingen.
Het grootste deel van terugkerend werk is voorspelbaar. Dat hoort in het systeem. Mensen zijn nodig waar iets afwijkt of waar een beslissing hoort.
InputDocument, transactie of aanvraag komt binnen
AutomatischVerwerking volgens de vastgelegde beslisregels
ControlepuntMenselijke controle op wat afwijkt
ResultaatVerwerkt, vastgelegd en gerapporteerd
Zijpad: uitzondering
Menselijke behandeling
Wijkt iets af, ontbreekt er informatie of valt het buiten de beslisregels? Dan pakt een mens het op, volgt het op of legt het bij jou terug. Daarna gaat het terug in het proces.
Waar jouw goedkeuring nodig is
Sommige stappen mogen niet zelfstandig gebeuren. Wat binnen regels zelfstandig mag en waarvoor je goedkeuring nodig is, spreken we per proces vooraf af. Betalingen autoriseer je zelf, publicaties gaan langs jou waar dat is afgesproken, en documenten maken we alleen vanuit goedgekeurde templates.
- Proces
- Digikwal bereidt voor
- Jij autoriseert
- Digikwal voert uit
- Vastgelegd en gerapporteerd
Verantwoordelijkheid
Beslissen blijft iets anders dan uitvoeren
Operationele verantwoordelijkheid kan worden overgenomen zonder dat je ondernemersbevoegdheid overdraagt.
Digikwal voert uit binnen scope
Registreren, verwerken, controleren, bewaken, signaleren, opvolgen, automatiseren en rapporteren binnen de afgesproken scope. We beheren proces, systeem en de afgesproken uitvoering, en melden prestaties, afwijkingen en verbetermogelijkheden.
Jij bepaalt
Strategie, commerciële koers, prijzen, assortiment, investeringen, budgetten en risicovolle uitzonderingen. Je levert tijdig volledige en juiste informatie aan en blijft verantwoordelijk voor de zakelijke juistheid van wat je aanlevert.
Wat binnen de afgesproken scope valt
De processen die in het procesregister staan: uitvoeren, bewaken, reguliere uitzonderingen binnen de beslisregels afhandelen, kleine configuratiewijzigingen en rapporteren.
Wat een uitbreiding of change-project is
Een nieuw proces, een nieuwe workflow, een nieuwe integratie of substantieel nieuwe complexiteit valt niet automatisch binnen het bestaande abonnement. Afhankelijk van implementatie, volume, menselijke behandeltijd, uitzonderingen en automatisering wordt dat een kleine wijziging binnen scope, een change-project, een uitbreiding van de maandelijkse scope of een upgrade.
Een Managed functie is een vast serviceniveau met afgesproken werkzaamheden: geen urenbundel, geen strippenkaart, geen virtual assistant, geen detachering en geen medewerker die exclusief voor jou werkt. Interne uren zijn geen tegoed dat je kunt besteden, en ongebruikte capaciteit bouwt niet onbeperkt op.
Waarom dit werkt
Geen recruitment voor ieder terugkerend proces
Voor kleine organisaties is een volledige specialistische functie vaak te groot, terwijl losse leveranciers en intern handwerk onvoldoende samenhang geven.
Zelf intern opbouwen betekent
- recruitment en inwerken
- specialistische kennis opbouwen en bijhouden
- continuïteit en vervanging bij afwezigheid of vertrek
- software kiezen, inrichten en onderhouden
- procesontwerp en werkinstructies
- aansturing en kwaliteitscontrole
Managed Operations betekent
- een ingerichte en vastgelegde functie
- gedeelde specialistische capaciteit
- een gestandaardiseerd proces
- automatisering van de regelmaat
- structurele uitvoering en bewaking
- controle, signalering en rapportage
De vergelijking met een eigen medewerker gaat niet over hetzelfde aantal menselijke uren, maar over het resultaat van een functionerende functie: standaardisatie, automatisering, continuïteit en overdraagbaarheid, zonder een eigen personeelsorganisatie voor deze functie op te bouwen.
Combineren
Afzonderlijke functies, één samenhangende bedrijfsvoering
Functies zijn los af te nemen en kunnen later worden gecombineerd. Waar processen elkaar raken, kunnen systemen op elkaar aansluiten.
Waar functies op elkaar kunnen aansluiten
- Commerce en Finance
- Marketing en Commerce
- Backoffice en overige interne processen
Welke koppelingen in jouw situatie mogelijk en zinvol zijn, bepalen we per Implementation. Aansluiting is geen automatisch onderdeel van elk abonnement.
Welke functie hoort bij welk werk?
- Finance — geld en financiële verwerking: administratie, facturen, bank, controles en managementinformatie.
- Marketing — content, campagnes en marketingcommunicatie: website, e-mail, social distributie en analytics.
- Commerce — de verkoopomgeving: producten, orders, checkout, voorraadprocessen en verkoopkanalen.
- Backoffice — documenten, dossiers en interne registers: contracten, abonnementen, licenties, bedrijfsmiddelen en administratieve opvolging.
De functies overlappen niet: Backoffice doet geen boekhouding, Finance doet geen marketinguitvoering en Marketing beheert je verkoopomgeving niet. Wat waar hoort, leggen we per proces vast.
Past het bij jou?
Voor wie past Managed Operations?
Past goed wanneer
- terugkerend werk structureel blijft liggen
- specialistische kennis ontbreekt of aan één persoon hangt
- processen zich laten standaardiseren en automatiseren
- je structurele uitvoering en continuïteit wilt in plaats van losse hulp
- je een functie nodig hebt zonder er zelf iemand voor aan te nemen
Minder passend wanneer
- je vooral losse uren of een strippenkaart zoekt
- standaardisatie niet mogelijk of niet gewenst is
- je onbeperkte handmatige verwerking of onbeperkt maatwerk verwacht
- je iemand wilt die exclusief voor jouw organisatie werkt
- je ook de ondernemersbeslissingen wilt overdragen
Ik weet welke functie ik nodig heb
Ga direct naar de functie: Managed Backoffice, Managed Finance, Managed Marketing of Managed Commerce. Daar staan scope, pakketten en prijzen.
Ik weet vooral waar ik op vastloop
Dan hoef je nog niet te weten welk pakket je nodig hebt. De projectinschatting helpt je kiezen waar inrichting nodig is en waar structureel beheer waarde toevoegt.
Welke functie houdt je groei nu tegen?
De projectinschatting helpt je kiezen waar inrichting nodig is en waar structureel beheer waarde toevoegt.