Je interne administratie. Voor jou geregeld.

Dit gaat over administratieve volledigheid en structuur, niet over juridische of andere inhoudelijke beoordeling. Het technisch beheer van IT-apparatuur valt niet automatisch onder Managed Backoffice, en recruitment, salarisadministratie, arbeidsrechtelijk advies en HR-besluitvorming horen er niet bij.

1. Nieuw

   Binnengekomen, geregistreerd en geclassificeerd.

2. Gecontroleerd

   Administratief compleet, of we weten precies wat er mist.

3. Actie nodig

   Ontbrekende informatie, een aflopend contract of een vervaldatum die dichtbij komt.

4. Opgevolgd

   Wij hebben de informatie opgehaald of het bij jou belegd waar een besluit nodig is.

5. Afgerond

   Vastgelegd in het juiste register en meegenomen in de periodieke controle.

Vervaldata, opzegtermijnen en deadlines bewaken we actief en we signaleren ontbrekende administratieve informatie. Periodieke controles horen bij het proces, zodat registers niet stilletjes verouderen.

Automatisering betekent niet dat alle menselijke controle verdwijnt. Automatisering doet de regelmaat; mensen bewaken de uitzonderingen. Je koopt daarom geen aantal uren: een goed geautomatiseerd proces kan honderden handelingen uitvoeren zonder honderden uren menselijk werk. Managed Backoffice is geen urenbundel, geen strippenkaart, geen virtual assistant en geen personeelsdetachering.

1. Signaal

   Een vervaldatum komt dichtbij, een dossier is incompleet of er komt een aanvraag binnen.

2. Digikwal registreert en bereidt voor

   We leggen vast, controleren administratief en zetten klaar wat nodig is voor een besluit.

3. Jouw besluit

   Verlengen of opzeggen, leverancier kiezen, aannemen en onder welke voorwaarden.

4. Digikwal verwerkt het vervolg

   De administratieve afhandeling, registratie en opvolging van jouw besluit.

Managed Backoffice is geen managementfunctie, geen juridische dienstverlening en geen HR-adviesfunctie, en levert geen medewerker die exclusief voor jouw organisatie werkt.

• Managed Backoffice — interne documenten, dossiers, contractregistratie, interne registers, bedrijfsmiddelen, administratieve opvolging en interne administratieve workflows.
• Managed Finance — boekhouding, facturen, financiële verwerking, bankreconciliatie, financiële rapportages en overige financiële administratie.
• Managed Marketing — nieuwsbrieven, campagnes, websitecontent, social media, marketing automation en marketingrapportage.
• Managed Commerce — kassasysteem, webshop, checkout, verkoop, producten, voorraadfunctionaliteit, orders en commerce payments.

Zoek je vooral boekhouding, marketingondersteuning of winkel- en webshopbeheer, dan is een van die functies het vertrekpunt. Zie ook het overzicht van Managed Operations.

1. Procesinventarisatie
2. Procesontwerp
3. Dossiers, documenten en registers
4. Rollen en autorisaties
5. Automatiseringen en notificaties
6. Migratie en testen
7. Beheerde uitvoering

Afhankelijk van je situatie ook: contractregister · leveranciersregister · abonnementen- en licentieregister · bedrijfsmiddelenregister · interne formulieren · onboarding- en offboardingworkflows · documenttemplates · integraties · werkinstructies · training

Implementation offreren we apart. De implementatie betaalt voor het eenmalig ontwerpen en inrichten. Het maandabonnement betaalt voor het structureel uitvoeren en bewaken daarna.

1. Werk blijft bij de ondernemer
2. Werk wordt een vastgelegd proces
3. De functie wordt beheerd

Een organisatie kan voldoende administratief werk hebben om structurele ondersteuning nodig te hebben, zonder dat daar iedere week een volledige werkweek menselijke verwerking voor nodig is. Je koopt niet hetzelfde aantal uren als bij een fulltime medewerker, maar een beheerde functie die is ingericht op het werk dat daadwerkelijk moet gebeuren. Of dat voor jouw situatie voordeliger is dan een eigen medewerker hangt af van je processen en volumes; dat rekenen we liever samen door dan dat we er een algemene claim over doen.

Eén partij ontwerpt het proces en voert het daarna uit, met een vaste scope en een vast maandbedrag, overdraagbaar ingericht.