Veelgestelde vragen

We beginnen met een kennismaking en een korte intake. Daarna maken we een voorstel met scope, afspraken en een realistische planning. Pas na akkoord starten we met inrichting, overdracht en beheer.

Projecten kunnen onderdeel zijn van de samenwerking, maar we leveren geen losse projecten zonder beheer. Dat is nodig om stabiliteit en verantwoordelijkheid te kunnen borgen.

Voor kleinere organisaties die willen dat hun systemen en terugkerende processen gewoon kloppen, met overzicht, rust en voorspelbaarheid in plaats van complexe oplossingen of enterprise-processen. Vaak tot circa 25 medewerkers, zolang de omgeving beheersbaar blijft.

Twee dingen die op elkaar volgen: we richten een digitale bedrijfsfunctie of omgeving professioneel in, en daarna nemen we het beheer en waar afgesproken de terugkerende uitvoering structureel over.

De functies die we voeren zijn Managed Commerce voor je verkoopomgeving, Managed Finance voor de financiële administratie, Managed Marketing voor de marketingcyclus en Managed Backoffice voor interne administratie. Daaronder liggen bedrijfssystemen, websites, e-mail en samenwerking, automatisering en integraties. Altijd met documentatie, overdracht en beheer als uitgangspunt.

Ja, vooral waar het werk uit handen neemt of fouten voorkomt. We kijken daarbij niet alleen naar “kan het”, maar ook naar onderhoudbaarheid: wat gebeurt waar, en wie kan het straks volgen.

Dat kan, zolang het past binnen een beheerde omgeving en er duidelijke afspraken zijn over vervolg en beheer. “Klein” is vaak prima, “los” is meestal het probleem.

We gebruiken onder andere Odoo als platform voor geïntegreerde bedrijfsprocessen, en waar dat beter past andere oplossingen. De techniek is niet het uitgangspunt: we kijken eerst naar de bedrijfsfunctie die geregeld moet worden en richten de omgeving daarop in. Je koopt dus geen software, maar een ingerichte en beheerde functie.

We zijn geen generieke IT-helpdesk, geen uurtje-factuurtje-organisatie, geen traditioneel marketingbureau of boekhoudkantoor, geen virtual-assistantbureau, geen detacheerder en geen kassareseller zonder beheer. Ook onbeperkt maatwerk en zware compliance-trajecten voor sterk gereguleerde sectoren met certificeringsplicht vallen buiten onze scope.

Soms wel, maar niet als het beheer of de veiligheid structureel in de weg zit. Als keuzes niet bespreekbaar zijn, kunnen wij geen verantwoordelijkheid nemen voor het geheel.

Dat kan, maar dan moet het helder zijn wie waarover gaat. We spreken vooraf af welke onderdelen binnen onze verantwoordelijkheid vallen en wat daarbuiten blijft.

Dat we niet alleen iets opleveren, maar het ook in stand houden: patches, onderhoud, monitoring, incidentafhandeling en doorontwikkeling. Zonder dit ontstaat er snel technische schuld en onvoorspelbaarheid.

We werken met standaarddocumentatie: overzicht van componenten, toegangen, back-up en restore, monitoring, en herstelprocedures. Dat maakt beheer overdraagbaar en minder afhankelijk van één persoon.

Beheer is vooral: voorkomen dat kleine dingen groot worden. Veel gebeurt op de achtergrond. Als er wél iets verandert, is het juist prettig dat er context en overzicht is.

Digikwal is verantwoordelijk voor de afgesproken omgeving en de afgesproken processen. Jij bent verantwoordelijk voor beleid en keuzes die buiten die scope vallen, voor ondernemersbeslissingen, en voor externe leveranciers die buiten de samenwerking blijven.

Dat vragen niet blijven liggen tussen partijen. Wij bewaken samenhang en leggen uit wat de impact is, zodat besluiten bij elkaar blijven passen.

Dan kijken we naar oorzaak en oplossing, zonder vingerwijzen. Wel is het belangrijk dat afspraken en verantwoordelijkheden vooraf helder zijn, zodat herstel en vervolg voorspelbaar blijven.

We werken primair met EU-gebaseerde leveranciers en infrastructuur, waarbij data binnen de EU wordt verwerkt en opgeslagen. Die keuze maken we expliciet, onderbouwen we en leggen we vast binnen de samenwerking.

EU-first is een ontwerp- en leveranciersprincipe, geen marketingterm en geen doel op zichzelf. Een oplossing die aantoonbaar beter is voor je organisatie wijzen we niet af louter om een absolute EU-only-regel te halen; we bespreken dan vooraf wat dat betekent voor beheer, data en afhankelijkheden. Zie ook EU en veiligheid.

Alleen onder strikte voorwaarden: het draait op onze eigen EU-infrastructuur, de werking is inzichtelijk en controleerbaar, en er vindt geen verplichte externe dataverwerking plaats. Open source helpt daarbij, omdat de werking dan het best te controleren is. Is aan één van die voorwaarden niet te voldoen, dan zetten we de software niet in.

Soms wel, als dat rust en controle oplevert. We doen dat niet “omdat het moet”, maar omdat afhankelijkheden anders blijven stapelen.

• praktische beveiligingsmaatregelen,
• duidelijke inrichting en documentatie,
• aantoonbaarheid van keuzes en beheer.

Formele certificering en audittrajecten vallen buiten onze scope.  

Ja, in de praktische zin: inzicht in wat draait, wie toegang heeft, welke keuzes zijn gemaakt en wat er is aangepast. Dat helpt vaak al enorm, ook zonder formele certificering.

Dan bespreken we dat vooraf. Als het om zware audit- of certificeringsplichten gaat, is een gespecialiseerde partij meestal beter passend.

Voor beheer werken we doorgaans met een vaste maandelijkse afspraak op basis van scope en complexiteit. Voor projecten binnen de samenwerking maken we een voorstel met duidelijke oplevering en randvoorwaarden.

Niet zonder overleg. Als scope of situatie verandert, maken we dat expliciet. Doel is dat kosten voorspelbaar blijven en passen bij wat je nodig hebt.

In principe niet. Incidentele hulp zonder beheer leidt bijna altijd tot versnippering en onduidelijke verantwoordelijkheid. Als je vooral af en toe hulp zoekt, past een andere partij waarschijnlijk beter.

Dat hangt af van scope en afhankelijkheden. We kiezen voor afspraken die zowel stabiliteit bieden als redelijk blijven. Tijdens kennismaking en voorstel maken we dit expliciet, inclusief wat er nodig is voor een nette overdracht bij einde samenwerking.

Dan zorgen we voor een nette overdracht binnen de afspraken. Documentatie en inzicht zijn onderdeel van hoe we werken, zodat afsluiten geen black box is.

Ja, als je organisatie verandert kan de scope mee veranderen. We doen dat gecontroleerd: eerst helder krijgen wat er verandert, daarna pas aanpassen.

Via de afgesproken kanalen binnen de samenwerking. We houden communicatie centraal zodat niets versnipperd raakt en opvolging traceerbaar blijft.

Nee. We brengen stap voor stap overzicht aan. Als iets ontbreekt (toegang, info, historie), lossen we dat samen op zonder schuldvraag.

Nee. Dat is juist vaak de situatie. We starten met inventarisatie en leggen uit wat we zien, zodat je weer grip krijgt.

Dat spreken we af op basis van impact en scope. Niet alles is een P1, en dat is juist de bedoeling: we maken het beheersbaar en voorspelbaar.

Nee. Als je twijfelt, neem je contact op. We helpen je het probleem te duiden en bepalen samen wat er nodig is.

Waar relevant wel. Niet om het ingewikkeld te maken, maar zodat herhaling en losse eindjes worden voorkomen.

Structurele 24/7-verwachtingen horen bij een schaal en complexiteit die doorgaans buiten onze doelgroep valt. 

In uitzonderlijke situaties kunnen we afspraken maken die passen bij jouw omgeving. Dat is altijd expliciet en onderdeel van de samenwerking, niet impliciet.

Door afspraken te maken over impact en prioriteit. Daardoor blijft het rustig in de operatie en is er ruimte om structureel te verbeteren.

Een beheerde digitale verkoopomgeving voor je winkel. We richten de kassa, betalingen, producten, voorraad en waar nodig de webshop in, en blijven daarna verantwoordelijk voor beheer, updates, monitoring en ondersteuning. Zie Managed Commerce Retail.

Ja, en meer dan dat. De kassa is het vertrekpunt. Afhankelijk van je pakket lopen ook voorraad, rapportage en online verkoop vanuit dezelfde omgeving.

Zelfstandige winkels en kleinere retailers: speciaalzaken, bakkerijen met winkel, toko's, museumwinkels, cadeauwinkels, delicatessenwinkels, kledingwinkels en vergelijkbare zaken met directe verkoop.

Essentials is een professioneel beheerde winkelkassa met voorraad. Retail voegt de webshop, loyalty, giftcards, mobiele scanning en uitgebreidere rapportage toe. Retail Plus is voor uitgebreidere processen, rapportage, automatisering en koppelingen. Alle drie bevatten één beheerde kassawerkplek.

Retail Essentials €99 per maand, Retail €149 per maand en Retail Plus €229 per maand, exclusief btw. Ieder pakket bevat één beheerde kassawerkplek. Hardware, de eenmalige implementatie en transactiekosten zijn apart.

Nee. Hardware wordt eenmalig aangeschaft. Het maandbedrag is voor beheer, updates, monitoring en ondersteuning.

€35 per maand per extra beheerde kassawerkplek, exclusief btw en boven de één werkplek die in je pakket zit. De hardware koop je apart.

Ja, vanaf €99 per maand per extra locatie. Bij een locatie horen meestal eigen apparatuur, configuratie, gebruikers, een voorraadlocatie en een betaalinstelling, dus bepalen we de prijs per situatie.

Dat hangt af van je winkel: het aantal locaties en kassawerkplekken, de grootte van je assortiment, je hardware, je betalingen, of er een webshop bij komt en wat er gemigreerd moet worden. We offreren de implementatie afzonderlijk na een inventarisatie.

De implementatie betaalt voor het eenmalig ontwerpen, configureren, migreren, testen en live brengen van je omgeving. Het maandabonnement betaalt voor het beheer, onderhoud en de ondersteuning daarna.

Ja. Veel winkels beginnen met Essentials of Retail en breiden uit wanneer de webshop, loyalty, extra kassa's of een tweede locatie erbij komen.

Wanneer je een fysieke winkel met geïntegreerde webshop hebt, valt die webshop afhankelijk van je pakket binnen Managed Commerce Retail. Producten en voorraad kunnen dan gedeeld worden tussen kassa en webshop.

Niet automatisch. Managed Commerce Webshop is er vooral voor bedrijven waarbij online verkoop het hoofdmodel is. Heb je een winkel met kassa en daarnaast een webshop, dan is Retail het vertrekpunt.

Ja. Voorraadbeheer zit in alle drie de pakketten. Het fysiek tellen en bijhouden blijft werk voor je eigen team.

Ja, met ondersteunde scanners. Bij Retail en Retail Plus hoort ook mobiele scanfunctionaliteit bij de omgeving. Bij Essentials is dat een uitbreiding.

Ja, bij Retail en Retail Plus. Bij Essentials zijn ze als uitbreiding beschikbaar.

Pinbetalingen en contactloos betalen aan de kassa, iDEAL en online betalingen voor je webshop, en andere methoden die de gekozen betaaloplossing ondersteunt. Wat bij je winkel past, bepalen we tijdens de intake.

Nee. Transactiekosten staan los van het maandabonnement. De tarieven hangen af van de betaalmethode en de gekozen betaaloplossing, en spreken we vooraf af.

Je verkoopgegevens kunnen via Managed Finance aansluiten op een beheerde financiële administratie. De boekhouding zelf valt niet binnen Managed Commerce.

Ja, via Managed Marketing. Dat is een afzonderlijke dienst en valt niet binnen het Commerce-abonnement.

Vaak wel. We beoordelen eerst je huidige kassa, je catalogus, je voorraad, je prijzen, je klanten, je hardware en je betalingen. Daarna bepalen we wat we kunnen migreren en wat we opnieuw inrichten.

Vaak wel, afhankelijk van de kwaliteit en het formaat van je huidige data. Een grote productmigratie is projectwerk en valt onder de implementatie, niet onder het maandbedrag.

Soms. We werken met hardware die we kennen en op afstand kunnen beheren. We beoordelen je apparatuur en vertellen eerlijk wat bruikbaar blijft en wat beter vervangen wordt.

Dan neem je contact met ons op en lossen wij het op. Storingen in de beheerde omgeving pakken wij aan. Wat we afspreken over bereikbaarheid, leggen we vooraf vast.

Technische storingen en configuratieproblemen in de beheerde omgeving, en hulp bij reguliere functionaliteit. Uitvoerend werk zoals grote hoeveelheden producten invoeren valt daar niet onder.

Dat kan, maar niet als regulier supportwerk. Grote productinvoer, fotografie en catalogusmigraties offreren we afzonderlijk.

Een beheerde digitale verkoopomgeving voor je restaurant. Wij richten kassa, betalingen, keuken en eventueel online bestellen in, en blijven daarna verantwoordelijk voor beheer, updates, monitoring en ondersteuning. Zie Managed Commerce Restaurant.

Restaurants, lunchrooms, snackbars, cafés, eetcafés, afhaalrestaurants en vergelijkbare zaken met directe verkoop. Van één kassa tot meerdere werkplekken en kanalen.

Essentials is één beheerde kassawerkplek voor een eenvoudige zaak. Restaurant voegt bediening, keuken, voorraad en loyalty toe met twee werkplekken. Plus voegt online bestellen, afhalen en bezorgen toe met drie werkplekken.

Restaurant Essentials €89 per maand, Restaurant €159 per maand en Restaurant Plus €249 per maand, exclusief btw. Hardware, de eenmalige implementatie en transactiekosten zijn apart.

€35 per maand per extra beheerde kassawerkplek, exclusief btw en boven het aantal dat in je pakket zit: 1 bij Essentials, 2 bij Restaurant en 3 bij Plus. De hardware koop je apart aan.

Voor ondersteunde apparatuur die geen reguliere kassawerkplek is, bijvoorbeeld een extra keukenscherm, een extra mobiele kassa of een kiosk, geldt hetzelfde tarief van €35 per maand per beheerd endpoint.

Ja, vanaf €99 per maand per extra locatie. Een locatie brengt meestal eigen apparatuur, configuratie, gebruikers en betaalomgeving mee, dus we bepalen de prijs per situatie.

Dat hangt af van je zaak: het aantal werkplekken, de omvang van je menu, je hardware, je betalingen en wat er gemigreerd moet worden. We offreren de implementatie apart na een inventarisatie.

Ja. Veel zaken beginnen bij Essentials of Restaurant en breiden uit wanneer er meer werkplekken of kanalen bij komen.

Ja, en meer dan dat. De kassa is het startpunt. Afhankelijk van je pakket werken ook bediening, keuken, voorraad en online verkoop vanuit dezelfde omgeving.

Ja. Bij Restaurant en Plus hoort een keukenscherm bij de omgeving. Bij Essentials kan het als uitbreiding.

Ja, waar de gekozen apparatuur dat ondersteunt. Bij Restaurant en Plus hoort mobiele bediening bij de omgeving.

Ja. Bij Plus hoort online bestellen bij de omgeving. Bij Essentials en Restaurant kan het als uitbreiding.

Afhalen en click en collect horen bij Plus. Bezorgflows ondersteunen we waar dat technisch kan. Welke vorm bij je zaak past, bespreken we bij de intake.

Ja. Bij Restaurant en Plus hoort voorraadfunctionaliteit bij de omgeving. Het fysieke tellen en bijhouden blijft werk van je eigen team.

Ja, bij Restaurant en Plus. Bij Essentials kan het als uitbreiding.

Een beheerde online verkoopomgeving. We richten je webshop, producten, checkout, betalingen, verzending en voorraad in, en blijven daarna verantwoordelijk voor het technische beheer, updates, monitoring en ondersteuning.

Ja, en meer dan dat. De webshop is het zichtbare deel. Daarachter zitten je producten, bestellingen, betalingen, voorraad en koppelingen, en die beheren wij mee.

Kleine en middelgrote organisaties waarbij online verkoop het primaire of een zelfstandig verkoopkanaal is: webwinkels, online retailers, merken met directe verkoop, producenten, makers en gespecialiseerde webshops, inclusief B2B.

Essentials is een overzichtelijke webshop met een reguliere verkoopflow in één taal. Webshop voegt meerdere talen, meerdere gebruikers, blogs, filters, uitgebreidere voorraad en standaardintegraties toe. Plus is voor B2B, productbundels, complexere workflows, automatisering en uitgebreidere koppelingen.

Essentials €69 per maand, Webshop €119 per maand en Plus €259 per maand, alle bedragen exclusief btw. De implementatie en transactiekosten zijn apart.

Dat hangt af van je situatie: de grootte en complexiteit van je catalogus, het aantal talen, je checkout- en betaalinrichting, wat er gemigreerd moet worden, de benodigde koppelingen en of er B2B bij komt. We offreren de implementatie afzonderlijk na een inventarisatie.

We werken niet standaard met kunstmatige productlimieten. De juiste serviceklasse hangt vooral af van de complexiteit van je catalogus, processen en integraties. Bij uitzonderlijk grote of complexe omgevingen beoordelen we vooraf wat nodig is.

Ja. Een aanvullende beheerde webshop binnen dezelfde omgeving kost €59 per maand, exclusief btw, wanneer de bedrijfsvoering grotendeels gedeeld is. De implementatie van die extra webshop wordt afzonderlijk berekend.

Ja. Veel webshops beginnen met Essentials of Webshop en breiden uit wanneer er talen, filters, B2B, bundels of koppelingen bij komen.

Deze dienst is bedoeld voor bedrijven waarbij online verkoop het hoofdmodel is. Heb je vooral een fysieke winkel met daarnaast een webshop, dan past Managed Commerce Retail meestal beter.

Afhankelijk van de betaalpartner en de inrichting onder andere iDEAL, betaalkaarten, digitale wallets en andere online betaalmethoden. We werken met geselecteerde partners zoals Mollie, Adyen of Stripe.

Dan neem je contact met ons op en lossen wij het op. Storingen in de beheerde omgeving pakken wij aan. Wat we afspreken over bereikbaarheid, leggen we vooraf vast.

Ja. Voorraadfunctionaliteit hoort bij alle drie de pakketten, bij Webshop en Plus uitgebreider. Het fysiek bijhouden van je voorraad blijft werk voor je eigen team.

Ja. We kunnen verzendmethoden, tarieven, gratis-verzendregels, click en collect, afhaalopties en ondersteunde vervoerdersintegraties inrichten en beheren. Het inpakken en verzenden blijft bij jou of je fulfilmentpartner.

Ja, met Webshop Plus. Denk aan zakelijke klantaccounts, klantsegmenten, prijslijsten en zakelijke verkoopflows. Complexe wholesale- of distributieprocessen beoordelen we vooraf afzonderlijk.

Ja, met Webshop Plus. Bij Essentials en Webshop is dat als uitbreiding beschikbaar.

Ja. Bij Webshop horen meerdere talen binnen normale scope, bij Plus een uitgebreidere meertalige omgeving. Essentials gaat uit van één taal. Wij beheren de technische meertaligheid; de vertalingen lever je aan.

Ja. We werken niet met kunstmatige gebruikerslimieten. Bij Webshop en Plus hoort uitgebreidere gebruikers- en rechtenconfiguratie bij de omgeving.

Ja. Bij Webshop beheren we standaardintegraties, bij Plus ook complexere koppelingen binnen afgesproken beheergrenzen. Een volledig nieuwe complexe integratie is projectwerk.

Vaak wel. We beoordelen eerst je huidige webshop, je producten, je klanten, je bestellingen, je content, je URL-structuur, je betalingen en je koppelingen. Daarna bepalen we wat we kunnen migreren en wat we opnieuw inrichten.

Vaak wel, afhankelijk van de kwaliteit en het formaat van je huidige data. Een grote productmigratie is projectwerk en valt onder de implementatie, niet onder het maandbedrag.

Niet binnen het abonnement. Wij beheren de contentfunctionaliteit; het schrijven van productteksten, blogs en marketingcontent valt onder Managed Marketing of een afzonderlijk project.

Ja. Je online verkoopgegevens kunnen via Managed Finance aansluiten op een beheerde financiële administratie. De boekhouding zelf valt niet binnen dit abonnement.

Ja, via Managed Marketing. Dat is een afzonderlijke dienst en valt niet binnen dit abonnement.

Een boekhouder verwerkt je administratie en verzorgt vaak de aangiften en het jaarwerk. Bij Managed Finance doen we, afhankelijk van het pakket, ook het werk eromheen: processen bewaken, openstaande posten controleren, cijfers inzichtelijk maken en rapporteren.

Managed Finance Essentials vanaf €295 per maand, Managed Finance vanaf €895 per maand en Managed Finance Plus vanaf €1.695 per maand, exclusief btw. De eenmalige Finance Implementation is apart.

Grotendeels wel, en dat is ook de bedoeling. Het verschil zit in de inrichting: een goed opgezette, geautomatiseerde workflow, een vast aanspreekpunt en basis financieel inzicht. Zoek je puur de laagste prijs voor boekhouden, dan is een traditionele boekhouder vaak logischer.

Niet per se. Sommige organisaties laten de aangiften en het jaarwerk bij hun accountant of fiscalist en de administratie en het inzicht bij ons. We spreken die verdeling vooraf af.

Dat hangt af van de staat van je administratie, de data die mee moet en de koppelingen die nodig zijn. Finance Implementation offreren we apart, na een korte inventarisatie. Is je omgeving al goed ingericht, dan blijft de implementatie beperkt.

Omdat omvang en complexiteit het werk bepalen: transactievolume, aantal bankrekeningen, entiteiten, verkoopkanalen, projecten, subsidies en je btw-situatie. De genoemde bedragen gelden voor een organisatie binnen de normale complexiteit van dat pakket. De definitieve prijs noemen we na de inventarisatie.

We verzorgen de administratie waaruit de btw-aangifte volgt en kunnen die aangifte voorbereiden. Of wij de aangifte ook indienen, spreken we per organisatie af. Waar specialistische fiscale kennis nodig is, werken we samen met een fiscalist.

We leveren een geordende administratie en een jaarafsluitingsdossier, zodat je accountant of fiscalist daarmee verder kan. Het opstellen van de jaarrekening en alles waarvoor een bevoegdheid of verklaring nodig is, laten we bij de daarvoor toegeruste specialist.

Jij. Wij kunnen betaalvoorstellen voorbereiden en controleren, maar de betaling zelf autoriseer je zelf.

Ja. We werken prima samen met je bestaande accountant of fiscalist en leveren de informatie die zij nodig hebben.

Ja. Veel organisaties beginnen bij Essentials en stappen over wanneer ze meer inzicht of rapportage nodig hebben. We bespreken dat bij de periodieke review.

Als je uitsluitend de goedkoopste boekhouder zoekt, je processen niet wilt standaardiseren, of als complexe fiscale advisering of een accountantsverklaring je belangrijkste vraag is. Dan verwijzen we je liever door naar een partij die daar beter bij past.

Wij voeren je terugkerende marketing uit: plannen, van jouw input communicatie maken, publiceren op de afgesproken kanalen, automatische communicatie beheren, meten en verbeteren. Je koopt een vast serviceniveau met een afgesproken ritme.

Managed Marketing Essentials vanaf €295 per maand, Managed Marketing vanaf €895 per maand en Managed Marketing Plus vanaf €1.695 per maand, exclusief btw. De eenmalige Marketing Implementation is apart, net als advertentiebudget en externe productiekosten.

Een bureau is vaak sterk in campagnes, branding en creatieve producties. Wij richten ons op de maandelijkse uitvoering, zodat website, nieuwsbrief, social en automatisering blijven draaien.

Eén onderwerp of aanleiding waarover je communiceert: een tentoonstelling, een product, een evenement of een actie. Dat ene onderwerp verwerken we voor meerdere afgesproken kanalen. Voorwaarde is dat je genoeg inhoudelijke informatie aanlevert.

Nee. Je hoeft geen kant-en-klare teksten te leveren. We hebben wel de inhoudelijke grondstof nodig: waar gaat het over, wat is de aanleiding en wat zijn de feiten.

Onderwerpen, expertise, feiten, productinformatie, activiteiten, nieuws, data en prijzen, beschikbaar beeldmateriaal, en tijdige feedback of goedkeuring wanneer dat is afgesproken.

De kanalen die we vooraf afspreken en waarop publiceren technisch mogelijk is, bijvoorbeeld LinkedIn, Facebook en Instagram. Bij Essentials zijn dat maximaal 2 kanalen.

Niet standaard. Reacties, privéberichten, klachten en klantenservice blijven bij jou, tenzij we daarover iets anders afspreken.

Niet standaard. We werken met het beeldmateriaal dat je aanlevert en met bestaande templates. Professionele fotografie en videoproductie kunnen we als afzonderlijk project of via een specialist regelen.

Het beheren van advertentiecampagnes valt niet standaard onder Managed Marketing, en advertentiebudget zit er nooit in. Wil je adverteren, dan spreken we dat apart af.

Dan kunnen we die maand minder publiceren. Capaciteit wordt per maand gereserveerd en kan niet onbeperkt worden opgespaard. Kleine verschuivingen tussen weken zijn geen probleem; blijft input structureel uit, dan trekken we aan de bel.

Waar dat past gebruiken we automatisering en AI als hulpmiddel om efficient te produceren. De afgesproken menselijke controle en de kwaliteit blijven onze verantwoordelijkheid. Wat namens jou de deur uitgaat, is door mensen bekeken.

Niet noodzakelijk. We werken veel met systemen die we goed kennen, maar je koopt een beheerde marketingoperatie en geen software. Bij de kennismaking kijken we of je huidige omgeving werkbaar is.

Dat hangt af van de staat van je huidige omgeving, de data die mee moet en de koppelingen die nodig zijn. We offreren het apart na een korte inventarisatie. Is je omgeving al geschikt, dan blijft het beperkt.

Omdat het werk afhangt van het aantal contentmomenten, het aantal kanalen, de hoeveelheid websitewerk, de complexiteit van je automatisering, je rapportagebehoefte en de kwaliteit van de aangeleverde input. De genoemde bedragen gelden bij normale complexiteit.

Ja. Veel organisaties beginnen bij Essentials en stappen over wanneer er meer te communiceren is of meer kanalen actief worden.

Nee. We kunnen de uitvoering, de structuur en de meting beheersen. Of dat leidt tot meer klanten hangt ook af van je aanbod, je prijs, de markt, de concurrentie, je reputatie, het seizoen en de commerciële opvolging.

Een beheerde interne administratieve functie. We richten je terugkerende administratieve processen in, automatiseren wat verantwoord kan en voeren die processen daarna structureel uit en bewaken ze.

Managed Backoffice Essentials €295 per maand, Managed Backoffice €895 per maand en Managed Backoffice Plus €1.695 per maand, exclusief btw. De eenmalige Backoffice Implementation, grote migraties en opschoonprojecten zijn apart.

Onder andere documentbeheer, dossierbeheer, contractadministratie, leveranciersdossiers, abonnementen- en licentieregisters, bedrijfsmiddelenregistratie, interne formulieren, administratieve onboarding en offboarding, gegevenscontrole, deadlinebewaking, administratieve opvolging en terugkerende interne rapportages.

Een virtual assistant levert meestal beschikbare arbeid voor uiteenlopende taken. Managed Backoffice werkt anders. We leggen vooraf vast welke administratieve processen Digikwal beheert, richten deze zoveel mogelijk gestandaardiseerd en geautomatiseerd in en voeren die processen daarna structureel uit.

Een medewerker levert uren binnen jouw organisatie en moet je zelf werven, inwerken en vervangen. Wij leveren een ingericht proces met automatisering, gedeelde capaciteit en menselijke controle, zonder dat je daar zelf een functie voor organiseert.

Boekhouding, facturen, betalingen, bankreconciliatie, btw en financiële rapportage horen bij Managed Finance. Backoffice gaat over de interne administratie eromheen.

Nieuwsbrieven, campagnes, content, social media en marketing automation horen bij Managed Marketing.

Kassa, webshop, checkout, producten, voorraadfunctionaliteit, orders en verkoopbetalingen horen bij Managed Commerce.

Ja. We registreren contracten, houden ingangs- en einddata bij, leggen opzegtermijnen en verantwoordelijken vast, bewaren documenten centraal en signaleren verlengmomenten. De beslissing om te verlengen of op te zeggen blijft bij jou.

De administratieve kant wel: dossier aanmaken, documenten verzamelen, checklist bewaken, bedrijfsmiddelen registreren, standaarddocumenten klaarzetten en ontbrekende informatie opvolgen. Bij uitdiensttreding sluiten we het dossier administratief af.

Nee. Recruitment, arbeidsvoorwaarden, salarisadministratie, arbeidsrechtelijk advies, functioneringsgesprekken en ontslagbesluiten vallen niet onder Managed Backoffice.

Ja, administratief: bedrijfsgegevens, contactpersonen, overeenkomsten, documenten, vervaldata en volledigheidscontrole. Leveranciers selecteren, inkoopbeslissingen nemen en facturen betalen doen we niet.

Ja. Denk aan laptops, telefoons, sleutels, toegangspassen en terminals, met type, serienummer, gebruiker, locatie, uitgiftedatum en retourstatus. Technisch beheer van de apparatuur zelf valt daar niet automatisch onder.

Ja. We maken dossiers aan, registreren en classificeren documenten, onderhouden een vaste structuur, archiveren digitaal, controleren administratieve volledigheid en signaleren wat ontbreekt.

Financiële administratie, marketinguitvoering, commercebeheer, juridisch advies, HR-besluitvorming, grote historische opschoonacties, grote datamigraties, onbeperkte documentverwerking, onbeperkte handmatige data-entry en willekeurige losse administratieve opdrachten.

We kijken naar het aantal processen, het volume, het aantal dossier- en documentstromen, de frequentie, de benodigde menselijke behandeling, de uitzonderingen, de automatiseringsgraad en het aantal betrokken systemen en medewerkers. Het aantal medewerkers is daarbij context, geen rekenregel.

De scope is het procesregister dat we bij de start vastleggen. Binnen die processen voeren we het reguliere werk uit. Onbeperkte capaciteit bestaat niet en beloven we ook niet.

We kijken per stap of die betrouwbaar geautomatiseerd kan worden, of automatisering de stap kan voorbereiden waarna iemand controleert, of menselijke uitvoering nodig blijft, of dat de stap helemaal kan vervallen. Automatisering doet de regelmaat. Mensen bewaken de uitzonderingen.

Dan bespreken we dat. Groeien het aantal processen, de volumes, de uitzonderingen of de benodigde menselijke verwerking structureel, dan passen we de scope aan of stappen we over naar een ander pakket.

Ja. Veel organisaties beginnen bij Essentials of Managed Backoffice en breiden uit wanneer er processen, volumes of afdelingen bij komen.

Dat hangt af van het aantal processen, de huidige staat van je administratie, de gewenste automatisering, de registers en templates die we inrichten en wat er gemigreerd moet worden. We offreren de implementatie apart na een inventarisatie.

Een kleine wijziging binnen een bestaand beheerd proces kan onderdeel van de dienstverlening zijn. Een volledig nieuwe losse administratieve opdracht is niet automatisch inbegrepen.

Nee. Managed Backoffice is geen urenbundel. We spreken processen en scope af. Intern bewaken we uiteraard hoeveel capaciteit de dienstverlening vraagt.

Digikwal levert een beheerde functie, geen exclusief toegewezen werknemer. Daardoor kunnen processen overdraagbaar worden uitgevoerd en ben je minder afhankelijk van één persoon. Je hebt wel een vast aanspreekpunt.

De pakketkeuze bepaalt de omvang en complexiteit van de backofficefunctie. Afspraken over reactietijd en prioriteit worden afzonderlijk gemaakt. Essentials is dus niet trager dan Plus.